Thuiswerken onder de loep: wat mag een werkgever wel en wat niet?

Thuiswerken is in veel organisaties al langere tijd een gewoonte. Waar thuiswerken eerst een uitzondering was, verwachten veel werknemers tegenwoordig dat zij (gedeeltelijk) vanuit huis kunnen werken. Tegelijkertijd ervaren werkgevers dat volledige vrijheid rondom thuiswerken niet altijd wenselijk of werkbaar is. Denk aan problemen met aansturing, samenwerking, productiviteit, vertrouwelijkheid of bereikbaarheid.

In de praktijk leidt dit regelmatig tot vragen. In dit artikel worden de belangrijkste regels rondom thuiswerken besproken en worden praktische tips voor werkgevers gegeven.

Heeft een werknemer recht op thuiswerken?

Werknemers hebben geen absoluut recht op thuiswerken. Dit betekent dat een werkgever in beginsel mag verlangen dat werknemers op de werkplek (kantoor) werken, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.

De Wet flexibel werken (Wfw) geeft werknemers wel het recht om een verzoek in te dienen om (meer) thuis te werken. Een werkgever moet zo’n verzoek overwegen. Een werkgever mag een verzoek afwijzen en hoeft daarbij geen “zwaarwegend bedrijfsbelang” te hebben.

In de praktijk betekent dit dat thuiswerken met name een beleidskeuze van de werkgever is. Hierbij draait het om het instructierecht van de werkgever: de werkgever bepaalt in beginsel waar het werk wordt uitgevoerd. Goed werkgeverschap en redelijkheid spelen een rol.

Zorgplicht op de thuiswerkplek

De zorgplicht van een werkgever houdt niet op bij de voordeur. Ook wanneer werknemers thuiswerken, blijft een werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Deze verplichting volgt uit de Arbowet en geldt ook buiten het kantoor.

Dit betekent onder meer dat een werkgever moet zorgen voor:

• een ergonomische werkplek;
• voldoende instructies over veilig werken;
• maatregelen tegen overbelasting;
• aandacht voor werkdruk en bereikbaarheid.

In de praktijk wordt de zorgplicht bij thuiswerken nogal eens onderschat. Werkgevers denken soms dat zij geen verantwoordelijkheid hebben omdat de werknemer thuis werkt. Dat is dus onjuist. Als een werknemer klachten krijgt door een slechte werkplek, kan de werkgever daarvoor aansprakelijk worden gehouden, tenzij hij kan aantonen dat hij voldoende maatregelen heeft genomen.

Kosten van thuiswerken

Een werkgever is niet verplicht niet om de kosten van het thuiswerken te vergoeden, maar in veel gevallen is een vergoeding wel gebruikelijk. De vergoeding is bedoeld voor (extra) kosten voor onder meer internet, elektriciteit en apparatuur.

Werkgevers kunnen een onbelaste thuiswerkvergoeding geven, zolang deze binnen de fiscale regels blijft.

Daarnaast kan het nodig zijn om bepaalde middelen ter beschikking te stellen, zoals een laptop, scherm of bureaustoel. De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek komen wel voor rekening van de werkgever.

Handhaven van thuiswerkbeleid: wat kan en mag?

Als thuiswerken onderdeel is van het beleid, worstelen werkgevers met de vraag: hoe controleer ik wie waar werkt zonder de privacy van de werknemer te schenden?

Werkgevers mogen controleren of werknemers hun werk (goed) uitvoeren, maar moeten daarbij wel rekening houden met de privacy van werknemers. Zo is bijvoorbeeld het monitoren van werknemers via software en het controleren van e-mail of internetgebruik alleen onder bepaalde voorwaarden toegestaan. Zo moet de privacy van werknemers goed gewaarborgd zijn en moeten werknemer vooraf goed zijn geïnformeerd over de controle. Werkgevers doen er daarom goed aan om vooraf beleid op te stellen over controle en monitoring én werknemers hierover te informeren. In sommige

Als er een ondernemingsraad is ingesteld, moeten werkgevers de ondernemingsraad om instemming vragen voor bijvoorbeeld het monitoren van werknemers.

Mag een werkgever terugkomen op gemaakte thuiswerkafspraken?

De vraag of een werkgever mag terugkomen op gemaakte thuiswerkafspraken, hangt af van de vraag of het thuiswerken een arbeidsvoorwaarde is (bijvoorbeeld omdat dit contractueel is afgesproken) of onder het instructierecht van de werkgever valt.

Wanneer thuiswerken geen arbeidsvoorwaarde is, houdt de werkgever in beginsel het recht om te bepalen waar de werknemer zijn werkzaamheden verricht. Dit volgt uit het instructierecht van de werkgever. Wanneer thuiswerken wel een arbeidsvoorwaarde is (geworden), kan een wijziging doorgaans alleen met instemming van de werknemer plaatsvinden, tenzij een eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen. Met een schriftelijk wijzigingsbeding kan de werkgever een arbeidsvoorwaarde eenzijdig wijzigen, maar alleen als hij een zwaarwichtig belang heeft waarvoor het belang van de werknemer naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Is geen wijzigingsbeding overeengekomen, kan de werkgever een wijzigingsvoorstel kan doen. Dit voorstel moet redelijk zijn en de werknemer mag het alleen weigeren als aanvaarding in redelijkheid niet van hem kan worden gevergd. De lat voor zo’n wijziging ligt echter hoog.

Tips voor uw thuiswerkbeleid

Hieronder is een drietal tips opgenomen voor het thuiswerkbeleid van werkgevers.

1. Leg afspraken schriftelijk vast

Zorg ervoor dat afspraken over thuiswerken worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, een addendum of een thuiswerkregeling. Dit voorkomt onduidelijkheid over de status van thuiswerken als arbeidsvoorwaarde.

2. Formuleer een duidelijk thuiswerkbeleid

Stel een helder beleid op waarin staat onder welke voorwaarden, frequentie en wijze thuiswerken is toegestaan. Neem hierin ook op hoe en wanneer het beleid kan worden aangepast.

3. Evalueer en actualiseer het thuiswerkbeleid regelmatig

Zorg dat het thuiswerkbeleid up to date is, niet alleen wat betreft de wet- en regelgeving, maar ook wat betreft de bedrijfsorganisatie.