De vrachtbrief kent vele functies: kent u ze allemaal?

De digitalisering in de transportsector is de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen. Toch speelt de fysieke vrachtbrief met name in het wegvervoer nog altijd een belangrijke rol.

Maar ook bij het lossen van de goederen wordt regelmatig schade veroorzaakt. Bij wie ligt de verantwoordelijkheid om te laden en lossen en welke verplichtingen horen hierbij? We leggen het u graag uit, maar kunnen u uiteraard ook bijstaan in een specifieke situatie.

Jaarlijks worden er tientallen miljoenen vrachtbrieven gebruikt. Een groot deel hiervan zijn de zogenaamde AVC vrachtbrieven, waarin de Algemene Vervoer Condities van toepassing zijn. Deze regelen onder andere de aansprakelijkheid van de vervoerder. De kennis over de vrachtbrief is echter zeer gebrekkig, waardoor deze vaak onjuist wordt ingezet. Dat is zorgwekkend, omdat de uitkomst van veel rechtszaken bepaald wordt op grond van de afspraken in de vrachtbrief.

Voorkom dat u een vrachtbrief verkeerd invult. Wij helpen u met het opstellen van een juridisch correcte vrachtbrief.

De voornaamste functie van de vrachtbrief: het vastleggen van vervoersovereenkomst

In veel gevallen is de vrachtbrief het enige document waarin de vervoerovereenkomst is vastgelegd. De vrachtbrief is het bewijs waaruit men kan opmaken welke afspraken er zijn gemaakt over het vervoer en de behandeling van de goederen.  Als de vrachtbrief ontbreekt, is er dus geen bewijs dat de goederen door de vervoerder in ontvangst zijn genomen en dat deze volgens afspraak zijn afgeleverd bij de opdrachtgever.

Wat is een vervoersovereenkomst?

Het Burgerlijk Wetboek omschrijft de vervoersovereenkomst als volgt: “De overeenkomst van goederenvervoer is de overeenkomst waarbij de ene partij (de vervoerder) zich tegenover de andere partij (de afzender) verbindt zaken te vervoeren”.

De verschillende partijen bij een vervoersovereenkomst

Volgens de definitie van het Burgerlijk Wetboek staan de afzender en de vervoerder centraal. Maar bij een vervoersovereenkomst spelen ook de aflader, de geadresseerde en soms de ontvanger een rol.

De afzender

De afzender is de opdrachtgever. De afzender kan de eigenaar van de goederen zijn, maar dat hoeft niet. De afzender kan namelijk ook in opdracht van anderen een vervoersovereenkomst sluiten. De afzender kan ook de ontvanger van de levering zijn, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf dat goederen inkoopt  ook de verantwoordelijkheid van het vervoer naar de plaats van bestemming draagt. Dit is het geval bij een af-fabriek levering.

De aflader

De aflader wordt vaak verward met de afzender, maar het is niet hetzelfde. De aflader draagt de goederen over aan de vervoerder. Hij is vanuit juridisch oogpunt uitgesloten van de vervoersovereenkomst. Op de vrachtbrief staat de aflader echter vaak ten onrechte vermeld als de afzender. Wanneer de aflader wordt gevraagd om te ondertekenen als afzender, is het advies dan ook om specifiek te vermelden dat hij optreedt in opdracht van de afzender. De afzender is namelijk ook vrachtdebiteur. Dit betekent dat hij de kosten van het vervoer betaalt.

De vervoerder

De vervoerder gaat een verplichting aan om het vervoer zoals afgesproken te verzorgen. Ook voor de vervoerder geldt dat deze partij niet per definitie het vervoer daadwerkelijk uitvoert. We spreken dan ook wel van een ‘papieren vervoerder’. De papieren vervoerder  kan het vervoer laten verrichten door een andere partij die hij geschikt vindt. Ook kan de vervoerder een derde partij inschakelen waarmee hij een overeenkomst voor het vervoer afsluit. In de praktijk ontstaat soms een keten van vervoerovereenkomsten.

Geadresseerde en ontvanger

Voor iedere vervoersovereenkomst is er ook een geadresseerde, de partij die het uiteindelijke recht heeft op de goederen. Door de aflevering van de goederen treedt de geadresseerde  toe tot de vervoerovereenkomst. Dit betekent dat hij in het geval van schade of vertraging in de aflevering de vervoerder kan aanspreken tot vergoeding van de schade. In sommige gevallen is er ook een ontvanger van de goederen. Dit is de partij die de goederen slechts in ontvangst neemt namens de geadresseerde. Ontvangers zijn in de regel opslagbedrijven of logistiek dienstverleners. De ontvanger kan geen beroep doen op de afspraken die zijn gemaakt in de vervoersovereenkomst.

De opmaak van een standaard vrachtbrief 

De standaard vrachtbrief bestaat uit zeker drie exemplaren en soms vier:

  1. Afzender
  2. Geadresseerde
  3. Vervoerder
  4. Bewijs voor afzender

Iedere vrachtbrief is uniek en beschikt over een eigen nummer, dat in elk exemplaar terugkomt. Dit zorgt ervoor dat achteraf het verloop van het vervoertraject kan worden achterhaald. Daarom adviseren we de vrachtbrieven te bewaren tot na de verjaringstermijn waarbinnen vorderingen betreffende de vervoersovereenkomst kunnen worden ingediend.

Hoe een correcte vrachtbrief juridische kwesties voorkomt 

De afzender maakt de vrachtbrief op, omdat hij het best op de hoogte is van de lading. De afzender van de vrachtbrief zorgt dat deze ondertekend wordt en draagt hem over aan de vervoerder.

Na ondertekening voor ontvangst geeft de vervoerder een bewijs dat hij de goederen in ontvangst heeft genomen aan de afzender. Staan hier geen aantekeningen bij over de uiterlijke staat van de goederen of de verpakking? Dan accepteert de vervoerder de goederen in de staat waarin de goederen aan hem zijn overgedragen.

Als de vervoerder verzuimt om aantekeningen of een voorbehoud te maken, dan is de verantwoordelijkheid voor schade of verlies feitelijk vastgelegd. De vrachtbrief levert dan ook dwingende bewijskracht, tenzij er overtuigend tegenbewijs is.

Zodra de goederen zijn aangekomen op het losadres geeft de vervoerder de vrachtbrief aan de geadresseerde, die tekent voor ontvangst van de goederen. De vervoerder ontvangt een deel van de vrachtbrief voor zijn administratie. Tot slot stuurt de vervoerder een mede door de geadresseerde ondertekend exemplaar van de vrachtbrief naar de afzender. Dit vormt het bewijs dat de goederen zijn afgeleverd en zorgt er daarnaast voor dat alle partijen beschikken over dezelfde informatie.

Zijn er onverhoopt beschadigingen of is er sprake van een manco? Dan is het de verantwoordelijkheid van de geadresseerde om dit op de vrachtbrief te benoemen. Bij visuele schade is het zaak dat dit direct wordt gedaan. Gaat het om niet uiterlijk zichtbare schade? Dan is de termijn om dit te vermelden in de regel acht dagen na ontvangst van de goederen.

Heeft de geadresseerde niet tijdig aangegeven dat er schade of verlies is geleden, dan worden de goederen beschouwd als in goede staat te zijn ontvangen.

De partij die eist, dient bewijs te leveren

Binnen het vervoersrecht geldt in overeenstemming met het gewone recht dat de partij die eist ook bewijs dient te leveren van schade of verlies.

Als de afzender heeft opgemerkt dat de goederen niet correct zijn aangeleverd, dan is het zijn plicht om hier bewijs voor te leveren. Hij moet aantonen dat de beschadigingen of het verlies tijdens het vervoer zijn veroorzaakt. Hiervoor moet hij kunnen bewijzen dat de goederen in goede staat zijn overgedragen aan de vervoerder.

De afzender kan de vervoerder erop wijzen dat alles in overeenstemming is aangeleverd volgens de vrachtbrief. Daarnaast speelt mee dat er bij het in ontvangst nemen geen op- en aanmerkingen zijn gemaakt over de staat van de goederen. Heeft de vervoerder dit wel gedaan, dan dient de afzender dit op een andere manier aan te tonen, wat in de praktijk erg moeilijk is.

Als er geen bezwaar is gemaakt over de staat van de goederen zoals ze in de vrachtbrief omschreven staan, dan wordt ervan uit gegaan dat de goederen in ontvangst zijn genomen zoals aangegeven.

Is het onmogelijk om de uiterlijke staat van de goederen te controleren? Dan dient de ontvanger hier een aantekening over te maken op de vrachtbrief, inclusief de oorzaken. De geadresseerde kan op de vrachtbrief tevens zijn bemerkingen maken.

Een correct ingevulde vrachtbrief is cruciaal

Een vrachtbrief biedt juridische dekking voor alle betrokken partijen. Daarom is het van cruciaal belang dat de vrachtbrief correct ingevuld wordt. Zowel de afzender, vervoerder als geadresseerde heeft groot belang bij een sterke rechtspositie.

Als de vrachtbrief ontbreekt, of deze niet goed wordt gebruikt ontstaan er juridische kwesties die moeilijk te bewijzen zijn en is het uitermate lastig om te achterhalen welke afspraken er zijn gemaakt.

Heeft u advies nodig over de vervoersovereenkomst?

SWDV helpt u graag op weg bij vragen over de vervoersovereenkomst en kwesties waarin de afspraken over het vervoer niet volledig helder zijn.

Wij helpen u graag om te voorkomen dat er situaties ontstaan die u had kunnen voorkomen, maar we staan uiteraard ook voor u klaar wanneer er sprake is van onduidelijkheid.

mr. R. (René) de Bondt

Advocaat

Expertise: ondernemingsrecht, verbintenissenrecht, vervoerrecht & handelsrecht

Neem vrijblijvend contact met ons op

Laat uw mail of telefoonnummer achter en een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.