Aanbesteding: clustering van opdrachten

Commissie toetst aan art. 1.5 Aanbestedingswet 2012

De Commissie van Aanbestedingsexperts geeft met haar advies van 12 januari 2015 een praktische handleiding voor de motivering van een samenvoeging van opdrachten.

Motivering aanbestedende dienst voldoet niet

De aanbestedende dienst (een drietal gemeenten en een provincie) is een openbare aanbestedingsprocedure gestart met als doel het sluiten van een  raamovereenkomst voor het onderhoud van openbare / terreinverlichting. Een brancheorganisatie treedt op namens een aantal deelnemers in de aanbestedingsprocedure en stelt dat de opdrachten in de aanbesteding onnodig zijn samengevoegd.

De Commissie is het daarmee eens en stelt dat de aanbestedende dienst weliswaar acht slaat op alle drie de aspecten als genoemd in art. 1.5 Aanbestedingswet 2012, maar onvoldoende motiveert waarom deze opdrachten wel kunnen/moeten worden samengevoegd. Zij komt als volgt tot dat oordeel:

Aspect 1: Invloed van samenvoeging op toegang tot de opdracht

• De aanbestedende dienst maakt melding van een onderzoek waaruit blijkt dat er voldoende toegang tot de opdracht is, maar verzuimt verder inzicht te geven in het onderzoek. Deze toelichting moet in de aanbestedingsstukken staan.
• Het onderzoek is alleen uitgevoerd onder MKB-bedrijven die op dat moment werkzaamheden voor de aanbestedende dienst uitvoeren. Dat is te beperkt.
• De aanbestedende dienst heeft niet gemotiveerd waarom combinatievorming in de sector gebruikelijk is.

Aspect 2: organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging

• De door de aanbestedende dienst genoemde voordelen (lagere kosten voor beide partijen) treden altijd op bij samenvoeging van opdrachten en geven daarom geen sluitend bewijs
• De samenvoeging is niet doelmatig voor de aanbestedende dienst als het gaat om het contractmanagement omdat met de opdrachtnemer 4 aparte overeenkomsten zullen worden gesloten
• De aanbestedende dienst gaat niet in op de gevolgen van de juridische verantwoordelijkheid voor de onderneming aan wie zal worden gegund.

Aspect 3: mate van samenhang tussen de opdrachten

• Er is slechts sprake van een beperkt organisatorisch samenwerkingsverband tussen de gemeenten en de provincie en er blijkt niet van verdergaande samenwerking. Ook zullen er vier afzonderlijke overeenkomsten worden gesloten na gunning.

Marianne Biezenaar ziet in haar noot in JG 2015/59 in het advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts praktische handvatten voor een aanbestedende dienst bij de afweging of opdrachten kunnen worden samengevoegd en voor de motivering daarvan.

Heeft u vragen over clustering van opdrachten? Vraag Marianne Biezenaar om advies.